Електронна товарно-транспортна накладна: як працює рішення
Електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН)
Це електронний документ для всіх учасників транспортного процесу, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи.
Як працює е-ТТН?
Розглянемо на прикладі схеми, яка підходить 70% бізнесів
Створення е-ТТН
Створення е-ТТН відбувається за допомогою провайдера ЕДО. Якщо писати узагальнено, то в ТТН необхідно заповнити назву документа, дату і місце його складання, назву компанії перевізника, замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача, найменування та кількість вантажу, його основні характеристики та ознаки, які дають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж, автомобіль, причіп/напівпричіп, пункти навантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси, посади, прізвища та підписів відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача, водія та/або експедитора.
Передача е-ТТН
Після відправки ТТН вона реєструється в Центральній базі даних (ЦБД) МІУ, а вже після цього відправляється всім іншим учасникам процесу перевезення. Виключно через провайдера ЕДО з використанням структурованого документу (= не PDF).
Підтвердження доставки
Після того, як вантажоперевізник отримав е-ТТН, він повинен надіслати підтвердження доставки у вигляді електронного повідомлення. Це може бути зроблено за допомогою системи електронного документообігу.
Автоматична генерація документів
На підставі е-ТТН можна автоматично створювати інші необхідні документи, такі як рахунки-фактури та акти виконаних робіт. Це дозволяє покращити ефективність роботи та зменшити час, необхідний для їх створення.
Зберігання даних
Дані з е-ТТН можуть бути збережені в електронному вигляді у спеціальному архіві. Це дозволяє зменшити ризики втрати документів та забезпечує зручний доступ до них в майбутньому.
Спеціальний архів - це сховище на боці провайдера ЕДО, або інтеграція зі сховищем клієнта.
Поширення даних
Дані з е-ТТН можуть бути передані іншим учасникам ринку, таким як митниця та інші, за допомогою електронного документообігу. Це дозволяє покращити координацію та ефективність роботи всього логістичного ланцюга.
Потрібна консультація експерта з впровадження е-ТТН?
Залишайте заявку на консультацію
Е-ТТН має багато переваг порівняно з традиційною паперовою накладною. Ось деякі з них:
Переваги е-ТТН:
- Зручність та швидкість обробки документів
Е-ТТН може бути створена та передана вантажоперевізнику відразу ж після створення. Це дозволяє зменшити час на обробку документів та прискорити процес перевезення товарів.
- Економія коштів
Е-ТТН зменшує витрати на паперову документацію, її зберігання та обробку. Крім того, вона дозволяє знизити витрати на транспортування товарів, оскільки спрощує і прискорює процес перевезення.
- Зменшення ризиків
Е-ТТН забезпечує точну та надійну інформацію про товар, що перевозиться, та вантажоперевізника. Це зменшує ризики втрати, крадіжки або пошкодження товару, а також зменшує можливість збоїв у процесі перевезення.
- Забезпечення легальності
Е-ТТН забезпечує відповідність документації вимогам законодавства та може слугувати доказом при розгляді спорів або претензій.
- Зручний доступ до інформації
Е-ТТН може бути збережена та легко знайдена в електронному вигляді, що дозволяє швидко отримати доступ до інформації про перевезення товарів.
Експерти EDIN з впровадження електронної ТТН підготували відео по роботі з сервісом для всіх учасників процесу перевезення:
Інструкція по роботі з електронною ТТН для водія на платформі EDIN ↓
(логістичним компаніям, перевізникам, водіям)
Інструкція по роботі з електронною ТТН для вантажовідправника на платформі EDIN ↓
(виробникам, постачальникам, дистриб'юторам)
Інструкція по роботі з електронною ТТН для вантажоодержувача на платформі EDIN ↓
(торговельним мережам, виробникам, дистриб'юторам)
Замовляйте консультацію
Лідери ринку уже успішно впровадили е-ТТН через EDIN і поділилися своїм досвідом. Далі ми розглянемо реальні відгуки клієнтів EDIN: ТОВ «Три Ведмеді», ТОВ «ОЛІС», ПрАТ «Монделіс Україна» та «Лореа́ль» щодо впровадження е-ТТН.
Як запустити е-ТТН?
01
Аналіз поточних процесів у вашій компанії
Логістика в кожній компанії – це чорна скринька, процеси вибудовані по-різному. Необхідно провести передпроектне дослідження для опису та аналізу поточних паперових процесів компанії (постачання з/без використання розподільчого центру, внутрішні переміщення, крос-докінг та ін.).
02
Підготовка варіантів адаптації поточних процесів в електронному документообігу
Проаналізувавши поточні паперові процеси, провайдер готує проєкт впровадження е-ТТН в необхідні бізнес-процеси.
03
Погодження процесів в електронному документообігу
Необхідно прийняти рішення серед внутрішніх департаментів щодо майбутніх змін в логістичних процесах при впровадженні е-ТТН.
04
Вибір контрагентів для пілотного постачання по кожному процесу
Якщо ви, наприклад, вантажовідправник , то необхідно підключити перевізника, водія і вантажоодержувача для проведення пілотної поставки (для поточного документообігу додається ТТН в електронному вигляді).
05
Навчання контрагентів перед пілотним постачанням
Провайдер проводить навчання вибраних контрагентів.
06
Проведення пілотного постачання по кожному процесу
Найчастіше після цього етапу ви вже самостійно бачите переваги від переходу на електронну ТТН та вузькі місця, які необхідно закрити.
07
Підготовка додаткової угоди про роботу з е-ТТН для своїх партнерів
Використання е-ТТН та супутніх документів щодо процесу (електронна заявка на транспортування, довіреність на водія, маршрутний лист та ін.) має бути закріплене у договорах поставки та про транспортно-експедиторське обслуговування.
08
Налаштування інтеграції: е-ТТН + коригуючі акти + додаткові документи в рамках процесів (1С- модуль / самостійно)
Якщо кількість ТТН на день більше 5, то зазвичай компанії замислюються про інтеграцію та роботу з е-ТТН у своїй звичній обліковій системі.
09
Поетапне масштабування процесів
На прикладі одного з ритейлерів – запуск процесу з використання е-ТТН у Києві та Київській області. Потім підключення до інших регіонів.
EDIN - лідер електронного документообігу та інтегратор інформаційних рішень. Надаємо послуги 140+ роздрібним мережам та 5000+ постачальникам України. Щорічно наші клієнти заощаджують більше 115 млн та обмінюються більше 50 млн електронними документами.
