Підключення (актуалізація) перевізників та водіїв для роботи з електронними документами з перевезення
Ця покрокова інструкція допоможе Перевізнику налаштувати роботу з електронними оригіналами документів, підготувати водіїв для опрацювання е-ТТН та швидко закрити господарську операцію і отримати оплату.
Підключення Перевізника до платформи EDIN
a. Реєстрація
Для початку роботи з платформою, Перевізник має зареєструватись у системі EDIN за цим посиланням. Якщо компанія Перевізника була вже раніше зареєстрована - авторизуватись. В разі, коли ви не памʼятаєте пароль чи логін - спробувати скористатись формою відновлення паролю, або звернутись у цілодобову службу технічної підтримки EDIN.
Після реєстрації необхідно наповнити (відредагувати) картку компанії Перевізника та зазначити її реквізити, вид діяльності, адресу реєстрації у цьому розділі.
b. Актуалізація інформації по компанії Перевізника
Після цього потрібно доповнити дані щодо юридичної особи у картці GLN (основний) за цим посиланням. З метою спрощення навігації між документами, рекомендуємо також завантажити Ваш логотип (якщо він є), розміром 90*30 пікселів, у форматі JPEG.
c. Отримання доступу до розділу EDI+ЮЗД
Після заповнення даних, потрібно переконатись у наявності доступу до сервісу EDI+ЮЗД, за необхідності, додати користувача до перегляду документів компанії за GLN у розділі Особистий кабінет - Налаштування - Мої GLN, Компанії, Мережі, обрати GLN (жирним шрифтом) - обрати розділ Повʼязані користувачі та додати користувача, або звернутись за допомогою у службу технічної підтримки.
d. Типи документів Замовник - Перевізник, ланцюжки
Робота платформи передбачає обмін окремими документами, а також повʼязаними між собою у ланцюжки. Зазвичай, ланцюжки налаштовуються відповідно вимог Замовника (ініціатора) обміну документами. Типовий ланцюжок між Замовником та Перевізником виглядає так:
Система підказує, який документ слід сформувати на кожному етапі організації перевезення
e. Самостійне адміністрування користувачів офісу Перевізника
Адміністратор платформи може самостійно адмініструвати користувачів платформи, додавати та блокувати їх, надавати доступ до документів, налаштовувати сповіщення, надавати доступи до розділів платформи та обмежувати дії з документами. Панель адміністрування користувачів за цим посиланням.
Реєстрація та підключення водіїв для опрацювання еТТН
Водій - один з основних учасників процесу перевезення, який має накласти кваліфікований електронний підпис (далі КЕП) на отриманий документ еТТН. Електронний підпис замінює власноручний підпис Водія на документах, тому слід бути дуже уважним при ознайомленні зі змістом документу перед підписанням.
Водій може використовувати КЕП як фізичної особи, так і посадовий КЕП юридичної особи. Компанія EDIN, з метою спрощення адміністрування підписів, рекомендує використовувати саме підпис фізичної особи Водія у еТТН.
a. Отримання підпису
Водій може оформити електронний підпис фізичної особи у ДІЯ. Це більш пріоритетний варіант підпису. Алтернативно, можна оформити ел. підпис SmartID від Приватбанку через сервіс Приват24.
b. Отримання мобільного додатку та самостійна реєстрація водія через EDIN Driver або за посиланням
Найбільш зручний варіант роботи водія для реєстрації, отримання і підписання еТТН є мобільний додаток для iOS та Android - EDIN Driver. EDIN Driver зараз може працювати тільки з КЕП від Дія.Підпис.
Наразі мобільний додаток знаходиться на бета-тестуванні, тому у відкритому доступі магазинів додатків Play Market та Apple Store він поки не доступний. Щоб доєднатись до бета-тестування мобільного додатку, покроковий алгоритм такий:
Крок 1: Перевізник дізнається у водія ел. пошту, яка підвʼязана під його мобільний пристрій (інструкція за посиланням)
Крок 2: Перевізник переконується у наявності Дія та Дія.Підпису у водія;
Крок 3: Перевізник надсилає на пошту менеджеру від EDIN (дізнатись свого менеджера можна за контактами нижче) імейл водія, а також тип операційної системи (Android чи iOS);
Крок 4: Менеджер EDIN надсилає Перевізнику у відповідь посилання для завантаження і встановлення мобільного додатку (для iOS або Android);
Крок 5: Перевізник надає посилання на додаток водію. Водій проходить за цим посиланням та встановлює мобільний додаток EDIN Driver на свій смартфон;
Крок 6: Реєстрація водія на платформі через мобільний додаток EDIN Driver;
Крок 7: Підписання водієм автоматично сформованої еТТН (документ надійде після успішної реєстрації);
Крок 8: Надати зворотній звʼязок Перевізнику щодо успішної реєстрації, а також водій має залишити відгук у короткій формі за цим посиланням.
Якщо водій не має можливості працювати з додатком EDIN Driver, але має електронний підпис та буде використовувати ВЕБ-версію платформи EDIN - може зареєструватись за цим посиланням.
c. Реєстрація водіїв через запрошення від Перевізника
Перевізник може самостійно запросити водіїв та проконтролювати статус реєстрації кожного з них.
Для додавання водія Перевізником потрібно зайти до розділу «Особистий кабінет» (1) → «Налаштування» (2) та обрати розділ «Водії» (3). З метою додавання водія потрібно натиснути на кнопку «Додати водія» (4) → увести його ІПН та Імейл.
Якщо за такими даними Водій був зареєстрований → Вам відобразиться відповідна інформація. Якщо ж ні - ви можете обрати не зареєстрованих водіїв та натиснути на кнопку «Запросити».
Після цього кожному обраному водію на імейл надійде посилання на рєстрацію. При завершенні реєстрації водієм статус по ньому буде змінений у цьому розділі, а Вантажовідправник зможе обрати цього водія для підписання еТТН.
d. Реєстрація водіїв через менеджерів провайдера EDIN
В разі виникнення помилки при самостійній реєстрації водія через мобільний додаток EDIN Driver, або відсутності у ДІЯ документів для створення Дія.Підпису (Закордонного паспорту або ID картки) - реєстрацію Водія проводять співробітники провайдера EDIN самостійно.
Для проведення реєстрації водіїв співробітниками провайдера, Перевізник на ел. пошту менеджера провайдера EDIN надає наступну дійсну інформацію по кожному своєму водію:
Після проведення усіх налаштувань зі сторони EDIN, водію надійде на зазначену електронну пошту лист з автоматично згенерованим паролем для входу на платформу. Для входу потрібно відкрити браузер мобільного пристрою (напр. Chrome) та увести адресу платформи EDIN: https://edo-v2.edin.ua
Після входу на платформу та успішної авторизації, документи еТТН будуть знаходитись у розділі EDI+ЮЗД. Про отримання документів для водія, а також при зміні статусів отриманих документів - на зазначену ел. пошту водія надходитимуть відповідні сповіщення.
Оптимізація роботи офісу Перевізника з документами
З метою спрощення процесів опрацювання та оформлення документів, платформа EDIN ряд інструментів для цього.
а. Інтеграція з обліковою системою Перевізника
Для повної автоматизації процесів документообігу, найбільш поширеним та дієвим способом роботи є інтеграція платформи EDIN з наявною обліковою системою Перевізника. Інтеграція відбувається через API інтерфейс взаємодії. Інтегратори компанії EDIN залюбки нададуть консультації щодо технічних налаштувань.
При інтеграції з обліковою системою заходити на ВЕБ-платформу не обовʼязково, оскільки усі дії відбуватимуться саме у звичній обліковій системі.
b. Масові операції з документами на ВЕБ- платформі
Веб-інтерфейс платформи дозволяє проводити масові операції з документами, такі як завантаження, друк, архівування, зміна статусу прочитано/не прочитано, створення реєстрів, масове підписання, створення Актів виконаних робіт (логістика) на підставі кількох завершених еТТН одного Замовника. Також можливе погодження вхідних документів на стороні користувачів компанії-отримувача.
c. Фільтри, статуси, сповіщення
Для швидкого опрацювання документів, на ВЕБ-платформі доступна робота з панеллю пошуку за критерієм чи набором критеріїв документів (напр. Водій, Авто, тип документу, статус документу, дати і тд). Також є можливість збереження критеріїв пошуку для зручності.
Для важливих документів передбачена окрема помітка та тека для відмічених важливих документів. Окрім цього, можна використовувати інші графічні мітки.
З метою оперативного інформування користувачів про отримання документу, зміну його статусу та інших подій передбачене автоматизоване інформування листом на імейл з прямим посиланням на документ чи подію. Сповіщення по кожному користувачу також можна налаштовувати окремо.
Тестуйте е-ТТН з EDIN
Замовляйте консультацію, спеціалісти EDIN допоможуть підготувати процеси до запуску EDIN-eTTH.
☑ Залишаючи свої дані, ви даєте згоду на отримання повідомлень від Edin та погоджуєтесь з умовами конфіденційності EDIN ТОВ АТС. Ви можете відписатися від розсилки у будь-який час.
За консультаціями та допомогою щодо питань про е-ТТН звертатайтесь:
Станіслав Кашуба, Керівник проекту еТТН
Де і як отримати електронні ключі для водіїв?
Водіям будуть потрібні електронні ключі для використання електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН).
Електронні ключі для водіїв є важливою складовою для використання е-ТТН. Вони не тільки спрощують адміністрування електронних підписів, але й забезпечують ефективність роботи водіїв та компаній. Отже, якщо ви працюєте в сфері перевезень, рекомендуємо вже зараз звернути увагу на отримання електронного підпису.
Запитання і відповіді по е-ТТН
Як водію підписати е-ТТН без Інтернету?
Як і будь-які онлайн-рішення, електронна ТТН передбачає роботу за наявності інтернета.
Які типи супровідних документів необхідно додати до е-ТТН?
Перелік супровідної документації не регламентований та визначається безпосередньо учасниками процесу перевезення. Також необхідно врахувати, що згідно Наказу №363 «Про затвердження Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні»: «У разі оформлення е-ТТН супровідні документи також додаються в електронній формі. У разі оформлення товарно-транспортної накладної у паперовій формі супровідні документи додаються в паперовій формі за підписом відповідальних осіб.»
Чи мають супровідні документи структуру, визначеною .xsd схемою? Чи це неструктуровані файли?
Супровідна документація (за винятком коригуючих актів) не має визначеної структури XML. Всі файли мають розміщуватись в форматі PDF.
Чи потрібно підписувати супровідні документи? Якщо так, то яким підписом?
Реєстрація цифрових підписів для супровідної документації (за винятком коригуючих актів) не передбачається на поточному етапі проєкту.
Чи повинні супровідні документи створюватися відповідними учасниками перевезення?
Немає обмеження, який саме учасник буде реєструвати супровідну документацію.
Ще більше відповідей на питання щодо електронної ТТН доступно на офіційному сайті МІУ
Зовсім скоро використання е-ТТН стануть обов’язковими для всіх учасників вантажних перевезень. До цього періоду здійснюється доопрацювання самої системи та поступовий перехід бізнесу на електронний формат ТТН через під’єднання до одного з Провайдерів ЕДО, що пройшли сертифікацію.
✔ Провайдер електронного документообігу EDIN пройшов акредитацію 3 версії е-ТТН в рамках проекту Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури України і Інституту аналітики та адвокації
Як отримати електронний підпис в Дії?
Як уже завтра перейти на е-ТТН?
Добірка із законодавчих роз'яснень
EDIN - лідер електронного документообігу та інтегратор інформаційних рішень. Надаємо послуги 140+ роздрібним мережам та 5000+ постачальникам України. Щорічно наші клієнти заощаджують більше 115 млн та обмінюються більше 50 млн електронними документами.
